Salgsdokumenter for nettsalg

I nettbutikken blir kortet eller Vipps-betalingen først reservert når kunden bestiller, og belastet når du sender, leverer eller kunden henter varen – eller når en abonnementsperiode starter. Idet pengene belastes, lager Cmerce et nummerert salgsdokument til kunden: en «Kvittering». En refusjon gir tilsvarende en «Kreditnota». Det er disse dokumentene som er grunnlaget for bokføringen av nettsalget.

Før du starter

• Salgsdokumenter er slått på som standard for alle butikker. Ser du banneret om at funksjonen ikke er aktivert, ta kontakt med Cmerce.
• Sjekk firmaopplysningene under «Innstillinger» → «Bedrift» → «Butikkprofil», fanen «Firmaopplysninger». Navn, organisasjonsnummer, adresse og mva-registrering hentes derfra. Er foretaket et AS, ASA eller NUF, skal «Registrert i Foretaksregisteret (AS, ASA eller NUF)» være slått på – knappen «Hent» fyller dette ut fra Enhetsregisteret.

Slik fungerer det

1. Kunden bestiller og får en ordrebekreftelse. Den er ikke et salgsdokument.
2. Du belaster betalingen, for eksempel når ordren sendes eller hentes.
3. Cmerce lager en «Kvittering» med neste nummer i serien og sender den på e-post til kunden, med kvitteringen som PDF-vedlegg og en lenke til dokumentet.
4. Refunderer du hele eller deler av ordren, lages en «Kreditnota» når refusjonen er bekreftet av betalingsleverandøren. Kreditnotaen viser til kvitteringen den retter, med nummer og dato.

Hva kvitteringen inneholder

• Selgers navn, organisasjonsnummer (med «MVA» når butikken er mva-registrert), adresse, telefon og e-post.
• Nummer og dokumentdato (belastningstidspunktet, norsk tid) og ordrereferanse.
• Kjøperens navn, og eventuelt firmanavn og organisasjonsnummer, adresse eller e-post.
• Leveringstidspunkt og -sted: leveringsadressen, butikken varen ble hentet i, digital levering, eller abonnementsperioden.
• Hver varelinje med antall, enhetspris, mva-sats og rabatt.
• Mva per sats, sum eks. mva, sum mva og totalbeløp i NOK.
• Hver betaling for seg, med betalingsstatus.

Finn dokumentene

• I administrasjonen: Gå til «Salg» → «Ordrer» og åpne ordren. Under «Salgsdokumenter» ser du hver kvittering og kreditnota, og om den er sendt. Med «Send på nytt» kan du sende dokumentet til kunden igjen, eventuelt til en annen e-postadresse.
• Kunden: Innloggede kunder finner kvitteringene på ordren under «Mine ordrer» i nettbutikken. Lenken i e-posten virker også senere.

Godt å vite

• Én serie, uten hull. Kvitteringer og kreditnotaer deler én fortløpende nummerserie per butikk.
• Kan aldri endres. Et utstedt salgsdokument kan ikke endres eller slettes. En feil rettes alltid med en kreditnota.
• Delbelastning og delt betaling. Hver belastning gir sin egen kvittering. Flere betalinger som hører sammen samme dag, samles i én kvittering.
• Gratisordre. En ordre som er rabattert til 0 kr, får en kvittering på 0 kr når den leveres. Ingenting bokføres, fordi ingen penger er mottatt. Om gratis utlevering skal behandles som uttak, må du ta kontakt med regnskapsfører.
• Fakturerte ordrer får ikke salgsdokument fra Cmerce. Fakturaen fra regnskapssystemet er salgsdokumentet. Se Fakturering og kredittsalg.
• Ikke en kassekvittering. Salgsdokumentet er ikke signert i kassesystemet, er ikke med i SAF-T Kassasystem og skrives aldri ut fra kassen. Returneres en nettordre i kassen, skriver kassen sin egen returkvittering, og kunden får i tillegg kreditnotaen på e-post.
• Oppbevaring. Salgsdokumentene oppbevares i 5 år og beholdes også om kunden ber om sletting av personopplysninger.

Vanlige spørsmål

Hvorfor bokføres nettsalget på en annen dag enn bestillingen?

Fordi salget dokumenteres når pengene belastes, og bokføringen følger dokumentet. Dette er beskrevet i Hva sendes til regnskapet?.

Må jeg ha koblet til et regnskapssystem?

Nei. Kunden får kvittering og kreditnota uansett. Har du ikke regnskapsintegrasjon, kan regnskapsføreren bokføre ut fra dokumentene.

Er innholdet godt nok for mitt regnskap?

Kvitteringen er laget for å oppfylle kravene til salgsdokument. Har du spesielle behov, ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.