Fakturering og kredittsalg

Med kredittsalg får kunden varene nå og betaler senere mot faktura. Cmerce lager ikke fakturaen selv: den opprettes og sendes av regnskapssystemet ditt (i dag Fiken), og betalingen føres der. Kassen og nettbutikken utsteder altså fakturaen – de tar aldri imot betaling for den.

Før du starter

Tre ting må være på plass:

1. Kredittsalg må være slått på for butikken av Cmerce. Det kan du ikke gjøre selv. Ta kontakt med Cmerce for å få det aktivert.
2. Et tilkoblet regnskapssystem som kan fakturere. Se Koble til Fiken.
3. Kredittregler som sier hvem som får kjøpe på faktura, og hvor.

Slik gjør du det

1. Slå på fakturering i regnskapsintegrasjonen

1. Gå til «Integrasjoner» → «Regnskap».
2. Trykk «Faktura» på regnskapskortet.
3. Slå på «Aktiver fakturering». Uten dette tilbys ikke faktura som betalingsmåte noe sted.
4. Velg «Oppgjørskonto» – bankkontoen fakturaen skal betales til.
5. Velg «Utsendingsmåte» i prioritert rekkefølge. «Automatisk» lar regnskapssystemet velge ut fra det som er registrert på kunden.
6. Skriv eventuelt en «Standard fakturatekst», og trykk «Lagre».
7. Trykk «Sjekk fakturering». Regnskapssystemet svarer om det kan opprette fakturaer nå. Får du «Fakturering er ikke klar» fordi det mangler en fakturanummerserie, kan du trykke «Opprett fakturanummerserie».

2. Bestem hvem som får kjøpe på faktura

Gå til «Innstillinger» → «Salg og betaling» → «Kreditt og faktura».

• «Kredittmodus»: «Kun godkjente kunder (anbefalt)» eller «Alle kunder unntatt sperrede».
• «Standard kredittgrense (kr)» og «Standard betalingsfrist (dager)».
• «Krev organisasjonsnummer» – kun bedriftskunder kan kjøpe på faktura.
• «Sperr ved forfalt faktura (dager)» – kunden sperres for nye kredittkjøp når en faktura er så mange dager på overtid.
• Under «Hvor faktura tilbys» slår du på «Kredittsalg i kassen», «Faktura i nettbutikken» og/eller «Faktura på abonnement».

For én bestemt kunde åpner du kunden under «Kunder» og trykker «Kreditt». Der setter du «Kredittstatus», egen «Kredittgrense (kr)», «Betalingsfrist (dager)», «Faktura-e-post» og «Deres referanse».

Godt å vite

• I kassen kreves en registrert kunde. Kontantkunde kan aldri kjøpe på faktura. Se Kredittsalg og faktura i kassen.
• I nettbutikken tilbys faktura bare til innloggede kunder som er godkjent for kreditt.
• På abonnement faktureres hver fornyelse. Fornyelser stoppes ikke av kredittgrensen, fordi avtalen allerede finnes.
• Et salg feiler aldri på grunn av regnskapssystemet. Er det nede, ligger fakturaen i kø og forsøkes på nytt automatisk.
• Betaling skjer til bankkontoen på fakturaen og føres i regnskapssystemet. Cmerce sjekker hver time hva som er betalt, merker fakturaen som betalt og frigjør kundens kredittgrense.
• Retur av et kredittsalg gir en kreditnota i regnskapssystemet. Ingen penger betales ut i kassen.
• Purring og inkasso håndteres i regnskapssystemet.

Følg opp fakturaene

«Salg» → «Fakturaer» viser alle fakturaer med «Beløp», «Utestående», «Forfall», «Status» og om den er «Sendt». Filtrene «Kun ubetalte», «Forfalt», «Trenger oppfølging» og «Ikke sendt til kunde» hjelper deg å finne det som må gjøres. På hver faktura kan du:

• «Åpne i regnskapssystemet»
• «Send på nytt» (eller «Prøv sending igjen» hvis den aldri kom fram)
• «Merk som betalt» – for betalinger avstemmingen ikke ser
• «Krediter faktura»
• «Prøv igjen» på en faktura som har feilet

«Integrasjoner» → «Regnskap» → «Fakturaoverføringer» er for den som har ansvar for integrasjonen. Her ser du om regnskapssystemet tok imot fakturaen, antall forsøk og feilmeldingen. «Prøv alle på nytt» sender alle som står fast.

Kredittsalg uten faktura

Blir fakturaen for et kredittsalg i kassen aldri opprettet, bokfører Cmerce salget likevel – men først når det er sikkert at fakturaen ikke kommer, og tidligst tre dager etter salget. Du får da varselet «Kredittsalg bokført uten faktura — kunden er ikke fakturert». Kunden har ikke fått noen faktura, så den må sendes manuelt. Blir fakturaen likevel opprettet senere, tilbakeføres bilaget automatisk, slik at salget bare bokføres én gang.