Refusjon og kreditnota
Slik refunderer du en nettordre – hele beløpet, deler av det eller enkeltvarer med retur – og hva som skjer med kreditnota, lager og kundens betaling.
Når en kunde angrer, returnerer en vare eller har betalt for noe du ikke kan levere, betaler du tilbake fra ordren i administrasjonen. Pengene går tilbake til den samme betalingsmåten kunden brukte. For hver refusjon som gjennomføres, utsteder Cmerce en kreditnota.
Før du starter
- Du trenger tilgangen «Utstede refusjoner».
- Du kan bare refundere penger som faktisk er belastet. Er beløpet bare reservert, kansellerer du ordren i stedet (se under).
- Kassesalg refunderes i kassen, ikke her. Se Retur og tilbakebetaling.
Velg riktig måte å refundere på
| Situasjon | Bruk |
|---|---|
| Kunden returnerer én eller flere varer | «Opprett retur» |
| Du vil betale tilbake hele beløpet | «Refunder alt» |
| Du vil betale tilbake et valgfritt beløp, for eksempel et prisavslag | «Refunder» på betalingen under «Betalinger» |
| Ordren skal stoppes før levering | «Kanseller» |
Slik gjør du det – retur av varer
- Gå til «Salg» → «Ordrer» og åpne ordren.
- Trykk «Opprett retur».
- Angi antall for hvert produkt som skal returneres.
- Velg «Årsak til retur», for eksempel «Angret kjøp», «Feil produkt mottatt», «Skadet ved levering», «Defekt produkt» eller «Ikke som forventet». Velger du «Annet (spesifiser)», skriver du årsaken i «Beskriv årsak».
- Bekreft. Beløpet for varene refunderes, og lagerbeholdningen oppdateres. Du får meldingen «Retur opprettet».
Slik gjør du det – refundere et beløp
- Åpne ordren.
- Trykk «Refunder alt (… kr)» for å betale tilbake alt som er belastet. Eller trykk «Refunder» ved en betaling under «Betalinger», og skriv inn «Beløp» for en delvis refusjon.
- Velg «Årsak til refusjon»: «Kundeønske / retur», «Initiert av butikk», «Duplikat-betaling», «Svindel» eller «Annet (skriv inn)». Fyll eventuelt ut «Beskrivelse».
- Bekreft.
Du kan også refundere bestemte linjer med «Refunder linjer» og «Refunder valgte linjer» under «Ordrelinjer».
Kansellere en ordre
Trykk «Kanseller» for å stoppe en ordre som ikke er sendt. Er noe allerede belastet, viser dialogen beløpet, og knappen heter «Ja, kanseller og refunder … kr» – det belastede beløpet refunderes automatisk. Beløp som bare er reservert, blir ikke belastet.
«Kanseller» vises ikke når ordren er sendt, levert eller fullført. Da bruker du retur eller refusjon.
Hva skjer etterpå?
- Kort og Vipps: pengene sendes tilbake via betalingsleverandøren. Hos Surfboard får du først meldingen «Refusjon initiert», og statusen oppdateres automatisk når refusjonen er ferdig behandlet.
- Manuell betaling: Cmerce registrerer refusjonen («Refusjon registrert»), men du må selv betale pengene tilbake til kunden, for eksempel med bankoverføring.
- Ordrestatus: ordren blir «Delvis refundert» eller «Refundert».
- Kreditnota: for hver refusjon som er gjennomført, utsteder Cmerce en nummerert kreditnota som viser til kvitteringen den korrigerer. Du finner den under «Salgsdokumenter» på ordren. Se Salgsdokumenter for nettsalg.
- Kunden varsles på e-post hvis «Refundert» er slått på under «Innstillinger» → «Bedrift» → «Varslinger».
Godt å vite
- Du kan ikke refundere mer enn det som er belastet og ikke allerede refundert. Prøver du, får du beskjed om at beløpet overstiger det som gjenstår.
- En retur av en nettordre kan også tas imot i kassen. Pengene går da tilbake til den opprinnelige betalingsmåten. Se Nettordrer i kassen.
Vanlige spørsmål
Kan jeg refundere med en annen betalingsmåte enn kunden brukte?
Nei. Refusjonen går alltid tilbake til den opprinnelige betalingen.
Hvorfor er «Opprett retur» grå?
Det finnes ingenting å returnere – for eksempel fordi ingenting er belastet ennå, eller alt allerede er refundert.