Hva sendes til regnskapet? – Hjelpesenter

Oversikt over hvilke bilag Cmerce sender til regnskapssystemet fra kassen, nettbutikken og abonnementene – og hvordan du følger med på eksporten i Eksporthistorikk.

Når regnskapssystemet er koblet til (se Koble til Fiken), lager Cmerce bilag av salget ditt og sender dem dit. Denne artikkelen forklarer hva som sendes fra hver salgskanal, og hvordan du ser at alt har kommet fram. Den er skrevet for både deg og regnskapsføreren.

Fra kassen: ett bilag per Z-rapport

Kassesalg bokføres alltid samlet per dagsoppgjør (Z-rapport), aldri per kvittering. Bilaget inneholder:

Salgsinntekt uten mva, fordelt på inntektskonto (per mva-sats, eller per regnskapsgruppe hvis du har satt opp det).
Utgående mva per sats.
Betalingene fordelt på betalingsmåte – kontant, bankkort, Vipps osv. – på kontoene du har valgt i kontoplanen.
Gavekort solgt føres som gjeld (utestående forskudd), ikke som inntekt. Inntekten kommer når gavekortet brukes.
Øredifferanse fra avrunding av kontantbetalinger.

Har du slått på «Bokfør kassedifferanse», sendes også kassedifferansen fra opptellingen som et eget bilag (typen «Kassedifferanse»).

Kredittsalg i kassen er ikke med i dagsoppgjørets bilag. Det er fakturaen som bokfører dem – se under.

Fra nettbutikken og abonnementene: etter belastningsdag

Nettsalg og abonnementer bokføres på dagen pengene faktisk ble belastet, ikke dagen kunden bestilte. Hver belastning gir en «Kvittering», og hver refusjon en «Kreditnota» (se Salgsdokumenter for nettsalg). Det er disse dokumentene som sendes til regnskapet:

Med detaljnivå «Dagsoppsummering» sendes ett bilag per dag og kanal (typen «Nettsalg (belastningsdag)»).
Med «Per ordre» sendes hver kvittering og kreditnota som eget bilag (typene «Kvittering» og «Kreditnota»), med samme nummer som dokumentet kunden fikk.

Faktura og kredittsalg

En faktura opprettes i regnskapssystemet og bokfører både inntekten og kundefordringen der. Derfor holdes fakturerte salg utenfor alle dagsbilagene – ellers ville inntekten blitt ført to ganger.

Hvis det er klart at en faktura for et kredittsalg i kassen aldri blir opprettet, og salget er minst tre dager gammelt, bokfører Cmerce salget likevel med et eget bilag («Kredittsalg uten faktura»). Les mer i Fakturering og kredittsalg.

Andre bilag

Type i Eksporthistorikk	Hva det er
«Utgåtte gavekort»	Gavekort som har gått ut på dato, inntektsført.
«Gavekort (utstedt)»	Gavekort utstedt fra administrasjonen.
«Gebyr kortinnløsning»	Gebyrer fra Surfboard-utbetalinger, for butikker som bruker Surfboard.
«Tilbakeføring kredittsalg» / «Retur kredittsalg uten faktura»	Rettinger knyttet til kredittsalg uten faktura.

I tillegg kan kunder og produkter synkroniseres, hvis du har slått det på under «Innstillinger» på regnskapskortet.

Følg med i Eksporthistorikk

Gå til «Integrasjoner» → «Regnskap» → «Eksporthistorikk». Hver rad er ett bilag, med «Dato», «Type», «Kanal», «Beløp» og «Status». I kolonnen «Bilag» kan du åpne bilaget direkte i regnskapssystemet.

Status	Betyr
«Venter» / «Eksporterer»	Bilaget er laget og er på vei.
«Eksportert»	Bilaget finnes i regnskapssystemet.
«Hoppet over»	Ingenting å bokføre, for eksempel en dag uten beløp.
«Feilet»	Regnskapssystemet avviste bilaget. Feilmeldingen står i kolonnen «Feil».
«Oppgitt — må håndteres»	Cmerce har gitt opp etter flere forsøk.
«Usikker — sjekk i regnskapet»	Sendingen ble avbrutt, og det er uklart om bilaget kom fram.

Slik retter du et bilag som har feilet

Åpne «Detaljer» på raden og les feilmeldingen fra regnskapssystemet.
Rett årsaken – ofte en konto som mangler i kontoplanen, eller en tilkobling som må fornyes.
Trykk «Prøv igjen».

Står bilaget som «Usikker — sjekk i regnskapet», må du først se i regnskapssystemet om bilaget finnes:

Finnes det, trykker du «Merk som bokført» og fyller gjerne inn bilagsnummeret. Da sendes det aldri på nytt.
Finnes det ikke, trykker du «Prøv igjen».

Kort oppsummert

Kassen: ett bilag per Z-rapport. Nettbutikk og abonnement: etter belastningsdag, per dag eller per dokument.
Fakturerte salg bokføres av fakturaen, aldri i dagsbilagene.
Hvert salg bokføres én gang – Cmerce holder rede på hva som er sendt.
Hvordan bilagene skal behandles videre i regnskapet, for eksempel ved mva-rapportering, er et spørsmål for regnskapsføreren. Ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.