Z-rapporten: krav og innhold
Hva loven krever av Z-rapporten – når den skal tas, hva den skal inneholde og hvorfor nuller skal stå med – og hvordan Cmerce sikrer at hver dag får sin Z-rapport.
Z-rapporten er dagsoppgjøret for ett kassapunkt. Den oppsummerer alt som har skjedd i kassen siden forrige Z-rapport, og nullstiller dagstallene. Loven stiller strenge krav til både innholdet og når den skal tas. Her ser du kravene, og hvordan Cmerce oppfyller dem. Selve fremgangsmåten står i Dagsoppgjør og Z-rapport – stenge kassen.
Når skal Z-rapporten tas?
Det betyr én Z-rapport per kassapunkt per salgsdag. Har du tre kasser, skal det være tre Z-rapporter hver dag kassene har vært i bruk.
Krav til selve rapporten
Hva står på Z-rapporten?
Kravene i § 2-8-2 er listet opp med bokstavene a til z, pluss et avsluttende ledd. Slik dekker Cmerce dem:
| Krav (§ 2-8-2) | På Cmerce-rapporten |
|---|---|
| Navn og organisasjonsnummer (b) | Butikknavn og «Org.nr … MVA» |
| Dato og klokkeslett (c) | Dato, når skiftet ble åpnet og lukket, og når rapporten ble laget |
| Kassapunktets ID (d) | «Kassapunkt», for eksempel K001 |
| Totalt kontantsalg (e) | «Bruttosalg» |
| Kontantsalg per hovedgruppe (f) | «Salg per varegruppe», med antall og beløp |
| Kontantsalg per betalingsmiddel (g) | «Betalingsmåter»: kontant, kort, Vipps, gavekort, manuell og blandet – antall og beløp |
| Per operatør (h) | «Per operatør», med betalingsmåtene for hver ansatt |
| Mva per sats (j) | «MVA-fordeling»: 25 %, 15 %, 12 %, fritatt og unntatt |
| Inngående vekselkasse (k) | «Veksel start» |
| Antall salgskvitteringer (l) | «Salg» |
| Åpninger av kassaskuffen (m) | «Kassaskuff åpnet» |
| Kopikvitteringer (n) | Antall og beløp |
| Returkvitteringer (p) | Antall og beløp, med nettordrer spesifisert for seg |
| Rabatter (q) | Antall og beløp |
| Avbrutte salg (r) | «Annulleringer» og «Annullert beløp», inkludert parkerte salg som ble annullert |
| Linjekorreksjoner (s) | «Slettet linje» og «Redusert antall», antall og beløp |
| Utleveringskvitteringer (v) | Antall og beløp |
| Treningskvitteringer (w) | «Trening», antall og beløp |
| Grand total salg, retur og netto (x, y, z) | Akkumulerte tall for hele kassens levetid |
| Kredittsalg og andre inn- og utbetalinger (avsluttende ledd) | «Kredittsalg», retur på kredittsalg, gavekort solgt, retur av nettordre, og «Innskudd» og «Uttak» (alltid 0, fordi kassen ikke har inn- og utbetalinger) |
Noen bokstaver gjelder funksjoner Cmerce ikke har, for eksempel tips (i), foreløpige kvitteringer (o) og prisforespørsler (t). Da finnes det ingenting å rapportere.
Nuller skal stå med
En pliktig spesifikasjon skal stå på rapporten også når funksjonen ikke er brukt den dagen. Cmerce skriver derfor ut alle linjene – for eksempel «Kopikvitteringer: 0» eller Vipps med 0 kr – i stedet for å skjule dem. Det er ikke en feil, det er et krav.
Slik gjør Cmerce det
- Fortløpende nummer. Hver kasse har sin egen nummerserie for Z-rapporter, uten hull.
- Ingen dobbeltelling. Hver registrering havner på nøyaktig én Z-rapport. To personer kan ikke lukke samme skift samtidig.
- Alle salg må være avsluttet. Kassen kan ikke lukkes mens et salg står i handlekurven eller en kortbetaling er i gang. Parkerte salg som fortsatt står når kassen lukkes, annulleres og telles som avbrutte salg.
- Signert og låst. Z-rapporten signeres digitalt og lenkes til forrige Z-rapport for samme kasse. Den kan ikke endres eller slettes.
- Grand total nullstilles aldri. Dagstallene starter på null etter hver Z-rapport, mens grand total-tallene fortsetter gjennom hele kassens levetid. Se Kontrollspor og grand total.
- Ingen dag uten Z-rapport. Står kassen fortsatt åpen natten etter salgsdagen, viser kassen et varsel kl. 02. Fra kl. 04 kan ingen nye salg startes før Z-rapporten er tatt, og kl. 06 får administratorene en e-post. Lukkes kassen fortsatt ikke, lukkes den automatisk et døgn etter e-posten. Da settes opptalt beløp lik forventet beløp, og rapporten viser «Ingen – automatisk lukket (ikke opptalt)».
- Hvem som talte opp. Rapporten viser «Opptalt og lukket av» med navnet på den som lukket skiftet.
- Alltid tilgjengelig. Alle Z-rapporter ligger under «Kasse (POS)» → «Z-rapporter (dagsoppgjør)» og kan lastes ned som PDF. Skriveren trenger ikke å virke for at rapporten skal bli laget.
Dette må du gjøre selv
Z-rapporten er bare en del av dagsoppgjøret. Bokføringsforskriften krever også at du:
- teller kontantene hver dag og sammenholder dem med Z-rapporten – og forklarer eventuelle differanser
- tar ut dagsrapporten fra hver betalingsterminal og avstemmer kortsalget mot Z-rapporten
- teller opp kontanttips for seg, hvis du har tips som ikke er registrert i kassen
- daterer dagsoppgjøret og viser hvem som talte opp kontantene og hvem som avstemte salget
- oppbevarer Z-rapporten og terminalrapporten sammen med avstemmingen
Hvordan en kassedifferanse skal bokføres, avklarer du med regnskapsfører eller revisor.
Kort oppsummert
- Én Z-rapport per kassapunkt per salgsdag.
- Rapporten har alle opplysningene i § 2-8-2, fortløpende nummer, og står med nuller der funksjonen ikke er brukt.
- Cmerce lager, signerer og låser rapporten, og passer på at ingen dag glemmes.
- Du teller kassen, avstemmer mot betalingsterminalen, forklarer differanser og tar vare på dokumentasjonen.