Dine plikter som bruker av kassesystemet

Et lovlig kassesystem er bare halve jobben. Den andre halvparten er hvordan du bruker det. Reglene for deg som bruker står i bokføringsforskriften kapittel 5-3, «Kontantsalg». Her går vi gjennom pliktene én for én, med hva Cmerce gjør for deg og hva som er ditt ansvar.

Alle paragrafene under er fra bokføringsforskriften (Lovdata).

1. Bruk et produkterklært kassasystem (§ 5-3-3)

Du kan bare bruke kassasystemer som har produkterklæring.

• Cmerce: Cmerce leverer produkterklæringen for Cmerce POS.
• Du: Bruk Cmerce til alt kontantsalg, og ha produkterklæringen og systembeskrivelsen tilgjengelig. Se Produkterklæring.

2. Registrer alt kontantsalg fortløpende (§ 5-3-2)

Kontantsalg skal registreres fortløpende i kassasystemet, og annen bruk av kassen skal også registreres. Salg skal registreres per operatør når systemet har funksjon for det.

• Cmerce: Alt du gjør i kassen, journalføres automatisk, med navnet på den som gjorde det.
• Du: Registrer hvert salg i kassen – ingen salg «ved siden av». Gi hver ansatt sin egen bruker eller kasse-PIN, og ikke del innlogginger.

3. Bruk integrert kassaskuff (§ 5-3-4)

Kontanter skal oppbevares i integrert kassaskuff, og skuffen skal lukkes straks etter bruk.

• Cmerce: Teller hver åpning og sperrer kassen mens skuffen er åpen.
• Du: Sett opp kassen riktig, og lukk skuffen etter hver betaling. Se Kassaskuff og skuffåpninger.

4. Gi kunden salgskvittering (§ 5-3-5)

Ved hvert salg skal kunden få en salgskvittering, på papir eller elektronisk. Ved kredittsalg skal kunden få en utleveringskvittering.

• Cmerce: Lager riktig kvittering med alle pliktige opplysninger automatisk.
• Du: Sørg for at kunden faktisk får den – en skriver som virker, eller e-post/SMS. Se Krav til salgskvitteringen.

5. Dokumenter returer og korrigeringer (§ 5-3-6 og § 5-3-7)

En retur skal ha egen returkvittering. Er feil betalingsmåte registrert, skal det lages en korrigeringskvittering. Korrigeringer skal dokumenteres med beløp og årsak, og tilbakebetaling til kunden skal dokumenteres med kundens signatur og telefonnummer.

• Cmerce: Hver retur blir en egen, signert transaksjon med returkvittering, knyttet til det opprinnelige salget. Kvitteringen har felt for signatur og telefonnummer, og i Kasse-appen på Android kan kunden signere på skjermen.
• Du: Få kundens signatur og telefonnummer ved hver tilbakebetaling, og ta vare på papirkvitteringen hvis den er signert på papir. Se Retur og tilbakebetaling.

6. Registrer vekselkassen og dokumenter uttak (§ 5-3-8)

Vekselkassen skal registreres i kassen når dagen starter. Uttak av kontanter i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt – med dato, klokkeslett, beløp og hvem som tok ut – og dokumentasjonen skal ligge i kassaskuffen.

• Cmerce: Vekselen registreres i feltet «Veksel i kassen» når du åpner kassen, og står på X- og Z-rapporten.
• Du: Tell og registrer riktig veksel, og dokumenter hvert kontantuttak. Kassen har ingen egen funksjon for innskudd eller uttak, så uttaket dokumenterer du utenom kassen.

7. Bruk reserveløsning ved feil (§ 5-3-11)

Oppstår det en feil som gjør at kassen ikke oppfyller kravene, skal feilen rettes uten unødig opphold, og du skal bruke en egnet reserveløsning til den er rettet.

• Du: Ta kontakt med Cmerce med en gang. Ha en plan for hva dere gjør hvis kassen ikke kan brukes, og avklar den gjerne med regnskapsfører på forhånd.

8. Ta dagsoppgjør hver dag (§ 5-3-14)

Ved dagens slutt skal det tas en Z-rapport fra hvert kassapunkt og en rapport fra hver betalingsterminal. Kontantene skal telles og sammenholdes med Z-rapporten, og kortsalget med terminalrapporten. Differanser skal forklares. Dagsoppgjøret skal dateres og vise hvem som talte opp og hvem som avstemte.

• Cmerce: Lager Z-rapporten når du lukker skiftet, viser forventet kontantbeholdning og differansen, og skriver «Opptalt og lukket av» på rapporten. Glemmes det, viser kassen et varsel og sperrer for nye salg til dagsoppgjøret er tatt.
• Du: Tell kassen ordentlig – ikke bare godta forventet beløp. Ta ut terminalrapporten, avstem kortsalget, og forklar differanser. Se Dagsoppgjør og Z-rapport.

9. Oppbevar materialet (§ 5-3-15 og bokføringsloven § 13)

Z-rapport og terminalrapport skal oppbevares sammen med avstemmingen. Kassasystemet skal være tilgjengelig i Norge, og systembeskrivelsen skal være lett tilgjengelig for kontrollmyndighetene.

• Cmerce: Oppbevarer kassedataene i Norge i minst fem år, uten mulighet for sletting.
• Du: Ta vare på papirbilagene dine – opptelling, terminalrapporter, signerte returkvitteringer og dokumentasjon av uttak. Se Oppbevaring.

Plikter Cmerce tar seg av for deg

Disse kravene retter seg mot systemet, og dem trenger du ikke å tenke på:

• elektronisk journal som ikke kan endres eller slettes
• digital signatur på hvert salg
• riktig innhold på kvitteringer, X- og Z-rapporter
• forbudte funksjoner finnes ikke
• SAF-T Kassasystem-eksport
• produkterklæring og systembeskrivelse

Kort oppsummert

• Bruk et produkterklært kassasystem, og registrer alt kontantsalg i det.
• Gi kunden kvittering, og dokumenter returer med signatur og telefonnummer.
• Bruk integrert kassaskuff, registrer veksel og dokumenter uttak.
• Ta dagsoppgjør hver dag: Z-rapport, opptelling, avstemming mot terminalen og forklaring av differanser.
• Oppbevar dokumentasjonen.
• Er du usikker på hva som gjelder for din virksomhet, ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.