Kontrollspor og grand total

Den elektroniske journalen viser hva som har skjedd i kassen. Men en kontroll vil ofte også spørre: Hvem endret prisen? Hvem slo av en innstilling? Hvor mye har denne kassen solgt totalt siden den ble tatt i bruk? Det svarer kontrollsporet og grand total-loggen på.

Grand total

Grand total er kassens «kilometerteller». Mens dagstallene nullstilles ved hver Z-rapport, fortsetter grand total å telle gjennom hele kassens levetid.

Slik gjør Cmerce det:

• Én rad per transaksjon. Hver fullførte transaksjon på en kasse legges til i en egen grand total-logg (GTL-logg), med løpende summer. Loggen er låst og lenket, akkurat som journalen.
• Kan ikke starte på null igjen. Kassen nekter å registrere et salg som ville startet tellerne på null på nytt, og en Z-rapport blir avvist hvis tellerne ville vist lavere tall enn på forrige Z-rapport for samme kasse.
• Bare kontantsalg teller. Kredittsalg, gavekort solgt, retur av nettordre og trening er med i loggen, men flytter ikke tellerne.
• Lik på X og Z. X-rapporten viser de samme løpende tallene som Z-rapporten.

Du finner loggen under «System» → «Logging» → «GTL-logg». Der ser du for hver kasse om loggen er uten hull, om kjeden er hel, om tellerne bare har økt, og om alle transaksjoner er med.

Kontrollspor

Kontrollsporet er en logg over alt annet enn selve salgene – det som kan påvirke hvordan kassen og butikken fungerer.

Dette føres i kontrollsporet, blant annet:

• innlogging, utlogging og mislykkede innloggingsforsøk – også med kasse-PIN
• endringer i innstillinger, og hvilke felt som ble endret
• endringer i roller, tilganger og brukere
• prisendringer
• kortbetalinger som startes, godkjennes, avvises eller avbrytes
• rabatter og kuponger brukt i kassen
• treningsmodus slått av og på
• registreringer som ble avvist fordi kassaskuffen var åpen
• SAF-T-eksporter: hvem, hvilken periode og hvilke kasser
• ordrestatus, belastning og utlevering av nettordrer

Hver rad viser hvem som gjorde det, når, fra hvilken kasse og enhet. Gjøres noe automatisk, for eksempel av en integrasjon, står navnet på integrasjonen – ingenting er anonymt.

Dette føres bevisst ikke: fritekst som kan inneholde personopplysninger, som teksten på et parkert salg eller en merknad på en varelinje. Kontrollsporet viser bare at det fantes en tekst.

Hendelser som Kasse-appen på Android selv melder om – for eksempel at forbindelsen falt ut – merkes som meldt fra appen. De er til hjelp ved feilsøking, men er aldri en del av journalen eller SAF-T-filen.

Du finner kontrollsporet under «System» → «Logging» → «Kontrollspor». Du kan søke og filtrere på dato, kategori, kasse, person og hendelse, og eksportere til CSV. Det kreves egne tilganger for å se og eksportere loggen, og ingenting i den kan endres eller slettes.

Prishistorikk

Alle prisendringer lagres også i en låst prishistorikk under «System» → «Logging» → «Prishistorikk», med gammel pris, ny pris, hvem som endret og når. Den brukes blant annet til å vise riktig førpris når du markedsfører et tilbud. Se Førpris og før-pris.

Hvor lenge?

Journal, grand total-logg og prishistorikk oppbevares i minst fem år og kan ikke slettes. Kontrollsporet oppbevares i fem år og ryddes deretter automatisk – og selve ryddingen loggføres. Se Oppbevaring.

Dette må du gjøre selv

• Gi hver ansatt sin egen bruker og kasse-PIN. Delte innlogginger gjør kontrollsporet verdiløst.
• Gi tilgang til loggene bare til dem som trenger det, for eksempel eier og regnskapsfører.
• Se gjennom kontrollsporet av og til, for eksempel etter at noen har sluttet.

Kort oppsummert

• Grand total er kassens løpende totaltall, som aldri nullstilles. Cmerce fører det i en egen, låst logg og nekter at det starter på null igjen.
• Kontrollsporet viser hvem som har endret hva – innstillinger, priser, tilganger og pålogginger.
• Begge ligger under «System» → «Logging», sammen med journalen og prishistorikken.
• Ingenting i loggene kan endres, og de oppbevares i fem år.