Oppbevaring: hvor lenge og hvor
Hvor lenge kassedata og regnskapsmateriale skal oppbevares, hvor det skal ligge, og hva Cmerce tar vare på for deg – og hva du selv må ta vare på.
Kassedata er regnskapsmateriale. Det betyr at salg, kvitteringer, journal og Z-rapporter må tas vare på i flere år – også etter at varene for lengst er solgt. Her ser du hva loven krever, hva Cmerce oppbevarer automatisk, og hva du selv må ta vare på.
Hvor lenge?
Fristen regnes fra slutten av regnskapsåret, ikke fra datoen for salget. Et salg 1. februar 2026 må altså tas vare på til minst utgangen av 2031 når regnskapsåret følger kalenderåret.
Hvor?
Slik gjør Cmerce det
Cmerce oppbevarer kassedataene dine på servere i Norge, i en egen database for butikken din, med daglige krypterte sikkerhetskopier.
| Hva | Hvor lenge Cmerce oppbevarer det | Kan det slettes? |
|---|---|---|
| Salg, returer og varelinjer | Minst 5 år | Nei, det finnes ingen funksjon for det |
| Elektronisk journal | Minst 5 år | Nei |
| Z-rapporter | Minst 5 år | Nei |
| Grand total-loggen | Minst 5 år | Nei |
| Prishistorikk | Minst 5 år | Nei |
| Kontrollspor (innstillinger, pålogging og lignende) | 5 år | Slettes automatisk når det er eldre enn 5 år, og selve slettingen loggføres |
Alt kan hentes frem når som helst: Z-rapporter som PDF under «Kasse (POS)» → «Z-rapporter (dagsoppgjør)», journalen under «System» → «Logging», og alt samlet som en SAF-T Kassasystem-fil. Se SAF-T Kassasystem.
Når en kunde ber om å bli slettet
Personvernreglene gir kunder rett til å få slettet opplysningene sine, men regnskapsplikten går foran. Sletter du en kunde i Cmerce, blir kundens opplysninger fjernet eller anonymisert der det er lov, mens selve salgene, journalen og signaturene blir stående urørt. En kvittering som vises på nytt etter slettingen, viser «Anonymisert kunde». Se Innsyn og sletting av kundedata.
Dette må du gjøre selv
Cmerce tar vare på det som ligger i systemet. Dette må du selv oppbevare:
- Dagsoppgjøret på papir, hvis du har et: opptellingsskjema, underskrifter og forklaring på kassedifferanser.
- Dagsrapportene fra betalingsterminalen, sammen med avstemmingen og Z-rapporten for samme dag.
- Returkvitteringer med kundens signatur når signaturen er tatt på papir.
- Dokumentasjon av kontantuttak fra kassaskuffen (bokføringsforskriften § 5-3-8).
- Faktura og bilag som ligger i regnskapssystemet ditt, for eksempel Fiken.
Skal du slutte å bruke Cmerce, må du fortsatt ha tilgang til kassedataene i hele oppbevaringstiden. Ta kontakt med Cmerce i god tid, og ta ut det du trenger – for eksempel SAF-T-filer og Z-rapporter som PDF – før abonnementet avsluttes.
Kort oppsummert
- Kassedata er regnskapsmateriale og skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
- Kassesystemet skal være tilgjengelig i Norge.
- Cmerce lagrer journal, salg, Z-rapporter og logger i Norge i minst fem år, uten mulighet for sletting.
- Du må selv ta vare på papirbilag: opptelling, terminalrapporter, signerte returkvitteringer og dokumentasjon av kontantuttak.
- Er du usikker på fristene, ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.