Elektronisk journal

Alt som skjer i kassen, skal skrives fortløpende i en elektronisk journal: hvert salg, hver retur, hver kopikvittering, hver skuffåpning, hver X- og Z-rapport. Journalen er grunnlaget for kontroll – både din egen og Skatteetatens. Det viktigste kravet er at ingen skal kunne endre eller slette noe i den.

Hva skal journalen inneholde?

«Kontinuerlig bruk» betyr all bruk av kassasystemet, ikke bare salg. I tillegg til det første leddet krever § 2-7 blant annet at:

• tidspunktene integrert kassaskuff åpnes, skal fremgå av journalen (andre ledd)
• prisendringer og andre endringer av faste data skal registreres (tredje ledd)
• operatørens navn eller ansattnummer skal registreres sammen med transaksjonene, når operatørene identifiseres (femte ledd)
• all bruk skal kunne identifiseres og skilles fra hverandre (sjette ledd)

Hva fører Cmerce i journalen?

Cmerce fører blant annet disse hendelsene, hver med tidspunkt, kassapunkt og operatør:

• fullført salg, retur, retur uten kvittering og kredittsalg
• avbrutte salg (annullering), og parkering og tilbakehenting av salg
• slettede linjer og reduserte antall i et påbegynt salg
• treningssalg, og når treningsmodus slås av og på
• åpning og lukking av skift, X-rapporter og Z-rapporter
• originalkvittering skrevet ut, kopikvittering skrevet ut, og kvittering sendt på e-post eller SMS
• åpning og lukking av kassaskuffen – også åpninger kassen ikke har bedt om
• gavekort og klippekort utstedt, innløst og annullert
• når en operatør logger inn og ut med kasse-PIN

Prisendringer føres i en egen, låst prishistorikk, og endringer i innstillinger føres i kontrollsporet. Se Kontrollspor og grand total.

Slik sikrer Cmerce journalen

• Kan ikke endres eller slettes. Det finnes ingen funksjon i Cmerce – verken i kassen, i administrasjonen eller i Kasse-appen – som kan endre eller slette en journaloppføring. En feil rettes alltid med en ny oppføring, for eksempel en retur.
• Ingen har tilgang til databasen. Du og de ansatte når bare kassen, administrasjonen og nettbutikken. Ingen brukere får direkte tilgang til databasen der journalen ligger.
• Signert og lenket. Hver oppføring signeres og lenkes til forrige oppføring for samme kassapunkt. Blir noe endret, brytes kjeden, og det oppdages. Se Digital signatur.
• Kontrolleres hver natt. Cmerce sjekker kjedene automatisk og varsler butikkens administratorer hvis noe ikke stemmer.
• Lagres på serveren, ikke på enheten. Journalen ligger på Cmerce sine servere. Kasse-appen lagrer ingen journaldata på nettbrettet eller telefonen.
• Kan eksporteres. Journalen kan hentes ut som SAF-T Kassasystem-fil når som helst. Se SAF-T Kassasystem.

Hvor finner du journalen?

Gå til «System» → «Logging» → «Elektronisk journal». Der kan du søke og filtrere i oppføringene, og se om signaturkjeden er hel. Siden er bare til å lese – det finnes ingen knapper for å endre eller slette. Du trenger en egen tilgang for å se journalen. Eieren har den alltid.

Dette må du gjøre selv

• Registrer alt i kassen. Journalen kan bare vise det som faktisk er registrert. Salg utenom kassen finnes ikke i journalen.
• Gi hver ansatt egen innlogging eller kasse-PIN. Da blir det riktige navnet ført på hver transaksjon.
• Bruk reserveløsning ved feil. Kan kassen ikke brukes, skal du bruke en egnet reserveløsning til feilen er rettet (bokføringsforskriften § 5-3-11). Ta kontakt med Cmerce så raskt som mulig.

Kort oppsummert

• Journalen inneholder all bruk av kassen, ikke bare salg.
• I Cmerce er den signert, lenket, kontrollert hver natt og umulig å endre eller slette.
• Du finner den under «System» → «Logging» → «Elektronisk journal».
• Den kan eksporteres som SAF-T Kassasystem.
• Din jobb er å registrere alt i kassen og la hver ansatt bruke sin egen innlogging.