Kassasystemlova – hva gjelder for deg?
En oversikt over reglene for kassasystemer i Norge – hvem de gjelder for, hva leverandøren har ansvar for, og hva du som butikkeier selv må passe på.
Selger du varer eller tjenester over disk og kunden betaler med en gang, har du kontantsalg – og da må du bruke et kassasystem som oppfyller norske krav. Reglene skal gjøre det vanskelig å manipulere kassen og å skjule omsetning. Denne artikkelen gir deg oversikten. De andre artiklene i kategorien «Kassesystem og loven» går i dybden på hvert tema.
Hvilke regler gjelder?
Det er fire regelverk som til sammen bestemmer hvordan kassen skal fungere og hvordan du skal bruke den:
| Regelverk | Hva det handler om | Hvem det retter seg mot |
|---|---|---|
| Kassasystemlova | Krav til kassasystemet og plikt til produkterklæring | Leverandøren (Cmerce) |
| Kassasystemforskrifta | De tekniske kravene: journal, kvitteringer, X- og Z-rapport, forbudte funksjoner, kassaskuff | Leverandøren (Cmerce) |
| Bokføringsloven | Bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale | Deg som bokføringspliktig |
| Bokføringsforskriften kapittel 5-3 | Hvordan du skal bruke kassen: registrere alt salg, gi kvittering, ta dagsoppgjør, telle kassen | Deg som bokføringspliktig |
Kort sagt: Kassasystemlova og kassasystemforskrifta stiller krav til systemet. Bokføringsforskriften stiller krav til deg som bruker det.
Gjelder det deg?
Reglene gjelder når du har kontantsalg: Kunden betaler i det varen eller tjenesten leveres, med kontanter eller kort. Salg i nettbutikken er ikke kontantsalg, og heller ikke salg på faktura. Les mer i Hva er kontantsalg – og hva er det ikke?.
Bokføringsforskriften har noen unntak fra plikten til å bruke kassasystem, blant annet for enkelte typer sporadisk salg med lav omsetning. Om et unntak passer for din virksomhet, må vurderes konkret. Ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.
Hvem har ansvar for hva?
Cmerce som leverandør har ansvar for at selve systemet oppfyller kravene, og for å sende inn produkterklæring til Skatteetaten. Det betyr blant annet at systemet:
- lagrer alt du gjør i kassen i en elektronisk journal som ikke kan endres eller slettes
- signerer hvert salg digitalt, slik at endringer i etterkant blir oppdaget
- skriver ut salgskvittering med alle pliktige opplysninger
- lager X- og Z-rapporter med alle pliktige tall – også når tallet er null
- kan eksportere journalen som SAF-T Kassasystem-fil
- ikke har funksjoner som er forbudt, for eksempel å slette et salg eller skrive ut mer enn én kopikvittering
Du som butikkeier har ansvar for å bruke systemet riktig. Det betyr blant annet at du:
- registrerer alt kontantsalg i kassen, fortløpende
- gir kunden salgskvitteringen
- tar Z-rapport for hvert kassapunkt hver dag, teller kontantene og forklarer differanser
- avstemmer kortsalg mot rapporten fra betalingsterminalen
- oppbevarer regnskapsmaterialet så lenge loven krever
Den fullstendige listen står i Dine plikter som bruker av kassesystemet.
Slik gjør Cmerce det
Alt som er lovpålagt, skjer automatisk og kan ikke slås av. Du trenger ikke å konfigurere signatur, journal eller rapportinnhold. Det eneste du selv må sette opp, er det bare du vet:
- riktig firmanavn og organisasjonsnummer, som skrives ut på kvitteringer og rapporter – se Firmaopplysninger og butikkprofil
- om hvert kassapunkt har integrert kassaskuff – se Kassaskuff og skuffåpninger
Alle regulerte funksjoner – signering, journal, rapporter og SAF-T – kjøres på Cmerce sine servere, ikke på enheten i butikken. Det gjelder nettkassen, Kasse-appen i nettleseren og Kasse-appen på Android.
Hva skjer hvis reglene ikke følges?
Skatteetaten kontrollerer både leverandører og brukere av kassasystemer. En leverandør som ikke har levert produkterklæring, eller som har et system som ikke oppfyller kravene, kan få gebyr (kassasystemlova § 8). En bokføringspliktig som ikke bruker et produkterklært kassasystem, kan få overtredelsesgebyr, ifølge Skatteetaten. Les hvordan du er forberedt i Kontroll fra Skatteetaten.
Kort oppsummert
- Har du kontantsalg, må du bruke et produkterklært kassasystem.
- Cmerce har ansvar for at systemet oppfyller kassasystemlova og kassasystemforskrifta, og leverer produkterklæringen.
- Du har ansvar for å bruke kassen riktig: registrere alt salg, gi kvittering, ta dagsoppgjør og oppbevare materialet.
- De lovpålagte funksjonene i Cmerce kan ikke slås av.
- Er du usikker på hva som gjelder for din virksomhet, ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.