Kassaskuff og skuffåpninger

Kassaskuffen er der kontantene ligger. Fordi en skuff kan åpnes uten at noe registreres, har loven egne regler for den: Skuffen skal være koblet til kassesystemet, hver åpning skal telles, og ingen skal kunne registrere noe mens den står åpen. Hvordan du bruker skuffen i praksis, står i Kassaskuffen.

Kravene

Slik gjør Cmerce det

Integrert skuff per kassapunkt

Skuffen kobles til skuffporten på kassens Star-skriver, og det er skriveren som åpner den når kassen ber om det. For hver kasse velger du om den har integrert kassaskuff: Gå til «Kasse (POS)» → «Kasser», åpne kassen og bruk bryteren «Kassen har integrert kassaskuff» i seksjonen «Kassaskuff».

• På: Skuffen åpnes automatisk ved kontantsalg (også når bare en del betales kontant) og ved retur som betales tilbake i kontanter. Hver åpning journalføres og telles, og kassen sperres mens skuffen er åpen.
• Av: Du erklærer at kassapunktet faller inn under et unntak, typisk en kasse der det ikke tas imot sedler og mynt. Da blir ingenting sperret, og rapportene viser 0 skuffåpninger.

Det er du som vet hvordan hver kasse brukes, derfor er dette et valg per kasse. En ny kasse har innstillingen av til du slår den på. Endringer i innstillingen loggføres i kontrollsporet.

Hver åpning telles

Hver gang skuffen åpnes, skrives det en signert oppføring i den elektroniske journalen med årsaken: salg, retur eller åpning uten salg. Cmerce teller også åpninger kassen ikke har bedt om – skriveren melder fra når skuffen åpnes. Loven teller åpninger, ikke bare godkjente åpninger. Antallet står som «Kassaskuff åpnet» på X- og Z-rapporten, også når det er null.

Å åpne skuffen uten salg krever en egen tilgang, så du bestemmer selv hvem som får gjøre det.

Ingen registreringer mens skuffen er åpen

Mens skuffen er åpen, avviser kassen alle registreringer – ikke bare nye salg. Det gjelder varer som legges til, endres eller fjernes, rabatter, kunde på salget, parkering og henting av salg, annullering, retur, utlevering av klikk og hent-ordrer og å starte en betaling. Kassen viser meldingen «Kassaskuffen er åpen. Lukk kassaskuffen før du fortsetter.»

Dette er ikke sperret, fordi det ikke er registreringer: en kort- eller Vipps-betaling som allerede er i gang (den fullføres), X- og Z-rapport og opptelling, utskrift og sending av kvitteringer, og selve «Åpne skuff».

• Skriveren slutter å svare med åpen skuff? Da holdes kassen sperret til skriveren melder at skuffen er lukket, eller i høyst 10 minutter. Etter det slippes kassen fri, slik at en ødelagt skriver ikke stenger butikken – og det føres i kontrollsporet når det skjedde.
• Ingen bryter for å slå av sperren. Det eneste som styrer den, er om kassen er erklært med integrert skuff.

Dette må du gjøre selv

• Erklær hver kasse riktig. Tar kassapunktet imot kontanter, skal det ha integrert skuff, og innstillingen skal være på. Er du usikker på om et unntak gjelder for deg, ta kontakt med regnskapsfører eller revisor.
• Bruk riktig utstyr. Skuffen må kobles til en Star-nettverksskriver (CloudPRNT). Innebygde skrivere, for eksempel i en betalingsterminal, har ikke skuffport. Velg en skriver som støtter skuffbryter, slik at kassen kan se når skuffen er åpen.
• Lukk skuffen straks etter hver betaling og hver annen åpning.
• Registrer vekselkassen når du åpner kassen for dagen (feltet «Veksel i kassen»).
• Dokumenter kontantuttak i løpet av dagen, og legg dokumentasjonen i skuffen. Kassen har ingen egen funksjon for innskudd eller uttak, så denne dokumentasjonen lager du utenom kassen.

Kort oppsummert

• Kassapunkt der du tar imot kontanter, skal ha integrert kassaskuff.
• Hver åpning – også uten salg og uten at kassen ba om det – journalføres og står på X- og Z-rapporten.
• Kassen sperrer registreringer mens skuffen er åpen; sperren kan ikke slås av.
• Du velger per kasse om den har integrert skuff, og du må lukke skuffen, registrere veksel og dokumentere uttak.