Kontroll fra Skatteetaten – slik er du forberedt – Hjelpesenter

Skatteetaten kontrollerer at butikker bruker kassesystemet riktig. Her ser du hva en kontroll kan dreie seg om, hva du bør ha klart, og hvor du finner det i Cmerce.

Skatteetaten kontrollerer både leverandører og brukere av kassasystemer. For deg som butikkeier handler en kontroll om én ting: at alt kontantsalg er registrert i et produkterklært kassesystem, og at du har dokumentasjonen i orden. Med Cmerce er det meste klart på forhånd. Denne artikkelen viser hva du bør ha på plass, og hvor du finner det.

Hva kan Skatteetaten se etter?

Typiske spørsmål i en kontroll av kassesystemet er:

Bruker butikken et produkterklært kassasystem?
Får kundene salgskvittering?
Blir alt kontantsalg registrert i kassen?
Tas det Z-rapport for hvert kassapunkt hver dag, og blir kassen talt opp og avstemt?
Stemmer kontantene i skuffen med det kassen viser?
Kan butikken legge frem systembeskrivelse, Z-rapporter, terminalrapporter og SAF-T-fil?

Hva du bør ha klart – og hvor det ligger

Dette kan du bli bedt om	Hvor du finner det
Produkterklæring og systembeskrivelse	Be Cmerce om dem på forhånd, og ha dem lagret. Se Produkterklæring.
Z-rapporter	«Kasse (POS)» → «Z-rapporter (dagsoppgjør)», kan lastes ned som PDF
X-rapport for kassen akkurat nå	I kassen, via «X-rapport». Se X-rapport.
SAF-T Kassasystem-fil	«Kasse (POS)» → «SAF-T eksport». Se SAF-T Kassasystem.
Elektronisk journal	«System» → «Logging» → «Elektronisk journal»
Grand total-logg	«System» → «Logging» → «GTL-logg»
Hvem som har endret innstillinger og priser	«System» → «Logging» → «Kontrollspor» og «Prishistorikk»
Dagsoppgjør med opptelling og avstemming	Dine egne papirer eller filer, sammen med Z-rapport og terminalrapport
Dagsrapporter fra betalingsterminalen	Fra terminalen eller betalingsleverandøren
Dokumentasjon av kontantuttak	I kassaskuffen (bokføringsforskriften § 5-3-8)

Slik hjelper Cmerce deg

Alt er låst. Salg, journal og Z-rapporter kan ikke endres eller slettes. Det du legger frem, er det som faktisk ble registrert.
Integriteten kan vises. Siden for elektronisk journal viser om signaturkjeden er hel, og GTL-loggen viser for hver kasse om tellerne er uten hull og bare har økt.
Signaturene kan kontrolleres uten Cmerce. SAF-T-filen inneholder signaturen på hvert salg, og Skatteetaten kan kontrollere den med sitt eget verktøy.
Alle tall står på rapportene. Z-rapporten viser alle pliktige spesifikasjoner, også med nuller.
Ingen dag uten Z-rapport. Cmerce passer på at hvert skift blir lukket og får sin Z-rapport.
Data lagres i Norge i minst fem år.

Sjekkliste – gjør dette nå, ikke når kontrollen kommer

Be Cmerce om produkterklæringen og systembeskrivelsen, og lagre dem.
Sjekk at firmanavn og organisasjonsnummer på kvitteringen er riktige.
Sjekk at hver kasse som tar imot kontanter, er satt opp med integrert kassaskuff.
Sørg for at hver ansatt har sin egen bruker eller kasse-PIN.
Lag faste rutiner for dagsoppgjøret: Z-rapport, opptelling, avstemming mot terminalen, forklaring av differanser og hvem som gjorde det.
Ta vare på terminalrapportene sammen med Z-rapporten for samme dag.
Ta en prøveeksport av SAF-T, så du vet hvordan det gjøres.
Sørg for at minst én person i tillegg til deg – for eksempel regnskapsføreren – har tilgang til Z-rapporter og SAF-T-eksport.

Under en kontroll

Vis frem det du blir spurt om. Alt som ligger i Cmerce, kan du hente frem selv fra administrasjonen.
Lever SAF-T-filen for den perioden kontrolløren ber om.
Trenger Skatteetaten tekniske opplysninger om selve systemet, kan du henvise til Cmerce som leverandør.

Kort oppsummert

En kontroll handler om at alt kontantsalg er registrert i et produkterklært system, og at dagsoppgjør og dokumentasjon er i orden.
Cmerce oppbevarer og låser kassedataene, og gjør dem lette å hente frem.
Du må selv ha produkterklæring, systembeskrivelse, opptelling, terminalrapporter og dokumentasjon av uttak klare.
Gå gjennom sjekklisten nå, så er du forberedt.

Se også Dine plikter som bruker av kassesystemet Cmerce sørger for at kassesystemet oppfyller kravene – men bokføringsforskriften gir deg som butikkeier egne plikter. Her er hele listen, med hva Cmerce hjelper deg med og hva du må gjøre selv.