Innsyn og sletting av kundedata (GDPR)
Hvordan du gir kunder innsyn i dataene sine, behandler forespørsler om sletting, og hvorfor ordrer og regnskapsdata beholdes i 5 år selv om personopplysningene fjernes.
Kundene dine har rett til å få vite hvilke opplysninger du har om dem, og til å be om at de slettes. Cmerce har verktøy for begge deler. Samtidig krever bokføringsreglene at salgsdokumentasjon oppbevares i 5 år. Derfor anonymiserer Cmerce kunden i stedet for å slette alt: personopplysningene fjernes, men ordrene og regnskapsdataene blir liggende.
Hvem har ansvaret?
| Part | Rolle |
|---|---|
| Du (butikken) | Behandlingsansvarlig – du bestemmer hva som samles inn og hvorfor, og svarer kundene dine. |
| Cmerce | Databehandler – behandler opplysningene på dine vegne, etter databehandleravtalen. |
| Kundene dine | De registrerte |
Databehandleravtalen og listen over underdatabehandlere finner du under «Innstillinger» → «Bedrift» → «Databehandleravtale». Er avtalen oppdatert, ser du «Databehandleravtalen er ikke akseptert» og knappen «Aksepter databehandleravtalen».
Innsyn: eksportere kundedata
Du gjør det for kunden:
- Gå til «Kunder» → «Kunder» og åpne kunden.
- Trykk «Eksporter kundedata».
- Cmerce laster ned en JSON-fil med alt butikken har om kunden: profil, adresser, ordrer, abonnementer, bookinger, betalingsmåter (maskert), e-poster og SMS-er som er sendt, gavekort og stempelkort.
- Send filen til kunden på en sikker måte.
Kunden gjør det selv: En innlogget kunde kan gå til «Min konto» → «Personlig info» → «Personvern» i nettbutikken og trykke «Last ned mine data».
Sletting: anonymisere en kunde
- Åpne kunden under «Kunder» → «Kunder».
- Trykk «Anonymiser / slett persondata».
- Les teksten i dialogen «Anonymiser persondata» og trykk «Anonymiser».
- Du får meldingen «Persondata anonymisert», med hvor mange ordrer som beholdes som regnskapsdata, og hvor lenge.
Hva fjernes, og hva beholdes?
| Fjernes | Beholdes (bokføringsloven, 5 år) |
|---|---|
| Navn, firmanavn, org.nr., e-post, telefon og andre kundeopplysninger | Ordrer og ordrelinjer |
| Kundens adressebok | Adressene som står på ordrene og salgsdokumentene |
| Innloggingskontoer knyttet til kunden | Kassatransaksjoner og elektronisk journal |
| Lagrede betalingskort | Kvitteringer og kreditnotaer for nettsalg |
Forespørsler om sletting fra kunden
En innlogget kunde kan trykke «Be om sletting» under «Personvern» på kontosiden. Kunden får beskjed om at forespørselen er mottatt, og at butikken behandler den. Cmerce sletter ikke noe automatisk – du må selv vurdere forespørselen og anonymisere kunden.
Forespørselen registreres i kontrollsporet: på fanen «Kontrollspor» på kunden, og under «Logging» → «Kontrollspor» med loggen «GDPR». Sjekk dette jevnlig.
Godt å vite
- Aktive abonnementer stopper anonymiseringen. Har kunden et aktivt abonnement, får du meldingen «Kan ikke anonymisere». Avslutt abonnementet først, slik at Cmerce ikke fortsetter å belaste et kort som skal slettes.
- Alt logges uten personopplysninger. Eksport, anonymisering og forespørsler om sletting registreres i kontrollsporet med hvem som gjorde det, men uten kundens personopplysninger.
- «Slett» er noe annet. Knappen «Slett» fjerner bare kunder uten ordrer eller annen historikk som må bevares. Se Kunder og kundegrupper.
- Hvor lenge data lagres, se Oppbevaring: hvor lenge og hvor.
Kort oppsummert
- Du er behandlingsansvarlig, Cmerce er databehandler.
- «Eksporter kundedata» gir kunden innsyn; kunden kan også laste ned selv.
- «Anonymiser / slett persondata» fjerner personopplysningene, men beholder regnskapsdata i 5 år.
- Forespørsler om sletting havner i kontrollsporet – du behandler dem selv.