Eksportere rapporter
Slik laster du ned en rapport som CSV-fil for Excel eller regnskapsføreren, hva filen inneholder, og hvor du finner Z-rapporter og SAF-T når du trenger de gjeldende tallene.
Alle rapportene under «Rapporter» kan lastes ned som en CSV-fil. Filen inneholder nøyaktig det du ser på skjermen – samme periode, oppløsning, sammenligning og filtre – og kan åpnes i Excel, Numbers eller Google Regneark.
Før du starter
Du trenger tilgangen «Eksportere rapporter (CSV, PDF)». Eieren har den alltid. Rollene Administrator, Butikkansvarlig og Regnskapsfører har den som standard. Uten tilgangen ser du ikke knappen.
Slik gjør du det
- Gå til «Rapporter» og åpne rapportområdet, for eksempel «Salg».
- Velg rapporten i fanene.
- Still inn «Periode», «Oppløsning», «Sammenlign med» og filtre slik du vil ha dem.
- Trykk «Last ned CSV» øverst til høyre.
- Filen lastes ned til datamaskinen din.
Hva filen inneholder
Øverst i filen står en topptekst som forteller hva utdraget er:
| Felt | Innhold |
|---|---|
| «Rapport» | Navnet på rapporten. |
| «Periode» | Fra- og til-dato. |
| «Oppløsning» | Dag, uke, måned eller per rad. |
| «Filtre» | Filtrene som var valgt. |
| «Sammenligning» | Sammenligningsperioden, hvis du valgte en. |
| «Kilde» | «Hentet fra Z-rapport» eller «Beregnet fra salgsdata». |
| «Oppdatert» | Når tallene sist ble oppdatert. |
| «Status» | «Informasjonsrapport – ikke Z-rapport». |
Under toppteksten kommer tabellen med de samme kolonnene og radene som på skjermen.
Godt å vite
- Kommaseparert, med desimalkomma. Kolonnene er skilt med komma, og beløp skrives med desimalkomma, for eksempel 1234,50. Filen er UTF-8, så æ, ø og å kommer riktig fram. Havner alt i én kolonne i Excel, bruker du Excels importfunksjon for tekstfiler og velger komma som skilletegn.
- Store rapporter. En fil kan ha opptil 10 000 rader. Er rapporten større, får du meldingen «Rapporten er for stor for direkte nedlasting — del opp perioden». Velg en kortere periode eller en grovere oppløsning.
- Eksporten logges. Hver nedlasting registreres i kontrollsporet med hvem, hvilken rapport, periode og filtre – men aldri innholdet.
- Informasjon, ikke dokumentasjon. En CSV fra «Rapporter» er ikke regnskapsdokumentasjon og erstatter ikke Z-rapporten.
- Skrive ut. Du kan også skrive ut rapportsiden fra nettleseren.
Gjeldende tall: Z-rapport og SAF-T
Trenger du tallene som gjelder for kassen – til regnskapet eller ved kontroll – bruker du disse i stedet:
- Z-rapport som PDF: «Kasse (POS)» → «Z-rapporter (dagsoppgjør)», og trykk «PDF» på raden.
- SAF-T Kassasystem: «Kasse (POS)» → «SAF-T eksport». Se SAF-T Kassasystem – eksport og når du må levere.
Vanlige spørsmål
Kan regnskapsføreren hente rapportene selv?
Ja. Gi regnskapsføreren en bruker med rollen Regnskapsfører. Den har lesetilgang til rapportene og kan laste ned CSV, Z-rapporter og SAF-T.
Hvorfor stemmer ikke CSV-filen med Z-rapporten?
Som regel fordi rapporten dekker flere kanaler, kassapunkter eller dager. Se Salgsrapporter og Z-rapport – forskjellen.