Booking – ressurser og arrangementer

Med booking kan kundene reservere plass på noe du tilbyr: en time i lekeparken, en plass på et kurs eller et bord på et arrangement. Kundene booker selv i nettbutikken, og du kan selge og sjekke inn bookinger i kassen. Oppsettet består av to deler: områder (hvor mange plasser du har, og når) og aktiviteter (det kunden faktisk booker).

Før du starter

• Du trenger tilgangen «Opprette og redigere aktiviteter, ressurser, åpningstider og stengninger».
• Lokasjonen (butikken) må finnes i Cmerce.
• Skal kundene betale ved booking, må minst én betalingsmåte være slått på for nettbutikken.

Slik gjør du det

1. Opprett et område

Et område er en kapasitetspott på en lokasjon – «X plasser samtidig».

1. Gå til «Booking» → «Områder» og klikk for å opprette et nytt.
2. Velg «Lokasjon» og skriv inn «Navn».
3. Fyll inn «Kapasitet (antall plasser samtidig)» og eventuelt ryddetid mellom bookinger.
4. Under «Åpningstider» legger du inn når området kan bookes. Flere rader samme dag gir delt åpningstid. Ingen rader i det hele tatt betyr «alltid åpent».
5. Lagre.

2. Opprett en aktivitet

1. Gå til «Booking» → «Aktiviteter» og opprett en ny.
2. Velg «Ressurs (kapasitetspott)» – området aktiviteten bruker – og gi aktiviteten et navn.
3. Velg «Type»:
   • «Tidsluke (f.eks. lekepark)» – fyller åpningstiden med tidsluker automatisk.
   • «Arrangement (enkelt/gjentakende)» – bestemte tidspunkter.
4. Sett «Varighet (minutter)» og «Bookingmodus»: «Faste tidspunkt» eller «Fleksibel», der kunden velger starttid og systemet hindrer overbooking.
5. Under «Pris» fyller du inn «Pris per plass (kr)» og velger «Avgiftsklasse» (mva-sats). Tom pris betyr gratis. Du kan legge til lavere «Medlemspriser» for en kundegruppe.
6. Under «Når kan det bookes?» velger du om aktiviteten gjentas («Hver dag», «Hver uke») med starttidspunkter, eller om den skjer én gang.
7. Under «Synlighet» bestemmer du om aktiviteten er «Synlig i nettbutikk» og «Selgbar i kassen».
8. Lagre.

Du kan også legge til «Egendefinerte felt» (spørsmål kunden svarer på, som barnets navn eller allergier) og «Prisregler» som endrer prisen ut fra svarene eller kundegruppen.

3. Følg med på bookingene

• «Booking» → «Kalender» viser alle bookinger i kalenderform.
• «Booking» → «Alle bookinger» viser listen. Her kan du «Bekreft booking», «Sjekk inn», markere «No-show», «Avbestill» (med valg om å refundere automatisk) og «Åpne ordre».

Kundene finner aktivitetene dine på bookingsiden i nettbutikken.

Innstillinger for booking

Under «Innstillinger» → «Tjenester» → «Booking» setter du standardvalg for alle aktiviteter, blant annet:

• minste varsel og hvor langt frem kundene kan booke,
• hvor lenge en plass holdes mens kunden betaler,
• «Stengt på norske helligdager»,
• om betalte bookinger skal belastes ved kjøp eller bare reserveres,
• avbestilling: om kunden kan avbestille selv, frist, og om det skal refunderes automatisk,
• no-show og påminnelser.

De fleste valgene kan overstyres per område og per aktivitet.

Godt å vite

• Stengninger: Under «Booking» → «Stengninger» kan du stenge en lokasjon, et område eller en aktivitet i en periode, for eksempel ved ferie. Her legger du også inn «Spesialåpning» og «Endret kapasitet».
• No-show-regler: Under «Booking» → «No-show-regler» bestemmer du hva som skjer når en kunde uteblir flere ganger, for eksempel «Send e-post», «Sperr online-booking» eller «Krev forhåndsbetaling».
• Medlemsfordeler: Under «Booking» → «Medlemsfordeler» kan du gi gratis eller rabattert booking til kunder med et bestemt abonnement, produkt eller kundegruppe.
• Belast ved kjøp: Er den slått av, blir beløpet bare reservert, og dere belaster senere, for eksempel ved oppmøte.
• Klippekort kan brukes til å betale for bookinger. Se Klippekort.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på et område og en aktivitet?

Området er det fysiske stedet og hvor mange det er plass til. Aktiviteten er det kunden booker. Flere aktiviteter kan dele samme område, og da deler de også kapasiteten.

Kan en aktivitet ha egen kapasitet?

Ja. Under «Kapasitet og deltakere» velger du «Egen for denne aktiviteten» i stedet for «Arv fra ressurs».